如何写出让同事看着很爽的邮件

吉德林法则

把难题清清楚楚地写出来便已经解决了一半

做account要做很多很难的事，最难的事之一就是把事情说清楚。

写邮件，也是说事情的一种形式。

收到过很多account的邮件，也给文案、设计、策划写过很多邮件。我觉得要写出一封能让同事看着很爽的邮件，无外乎三点：

要快、要准、要短！

要快，是要让收件人在最短的时间内接受到你想要传达的信息。

写邮件可以参考新闻消息倒金字塔写法——把最重要的信息放在最前面。

因此，上来就要在邮件标题里把要做的事情写清楚，一个简洁有效的标题至少要包含两部分内容：

【一个具有指导性的动词】+【一个具体事件】，例如审核（动词）XX客户2019年XX活动合同（事件）。

必要时，还可以highlight邮件的重要性，例如在最前面增加【预警】【重要】等关键词，提升收件人对该项工作的优先级。

切记！邮件标题不要出现“回复：回复：回复：回复：”，动动手，删掉！

要准，要让准确的人明白准确的事。

邮件分为收件人和抄送。收件人是做这件事的人（一般是项目的负责人），抄送是需要知道这项工作的人（一般是收件人上级领导或同级其他组同事）。无论是收件人还是抄送人最好都按职务由高到低排序。

另外，为了明确知道谁应该对这封邮件负责，邮件开头也可以直接点出具体人名，例如“Dear Cathy”，或“Dear Cathy &Lisa”，最好不要出现三个人的名字，如果收件人很多，那就“Dear all”。

要短，开门见山、简洁明了讲具体的事。

很多人为了显得客套一点，会在邮件开头寒暄几句，日常工作没必要。

另外，有时候为了让收件人更了解工作，会写下背景，很多的话可以放附件，或者放在正文单独说，开头简单交代具体是什么工作即可。

接下来，具体要做的工作最好用归纳的方式分几条列出来，注意逻辑清晰，让收件人一眼就能知道大概需要做几件事，具体是什么。

在讲具体工作时要直接明了，不要写很多模棱两可的话，例如“要想有一个能火的活动”。意思是送你一个打火机吗？一打就能火！

可以用大白话直接写：“方案里需要增加一个线下活动做派样，例如快闪、夜袭办公楼的形式”，这样支持部门能很明确知道要做什么。

很多时候我们不知道如何下支持部门下需求，那是因为你也不知道客户到底想要什么。这时不要着急写邮件，问清楚需求再来brief，及时客户有时也不知道要做什么，但至少要给一些方向类的指导，避免内部内耗。

最后邮件要明确时间安排，没有时间点的邮件相当于没写邮件。什么时间点做什么安排，要具体写清楚：

• 3月26日18点前：提交初稿

• 3月27日12点前：提交第二稿

• ……

具体到小时，你说下班前。对不起，只要我在公司都是下班前。当然也不要写”明天上午九点前“这种时间点，你这明显是让对方加班呀。

最后有些细节可以注意一下：

1. 邮件落款最好放上发件人姓名+联系方式（座机手机均可），方便对方及时联系沟通；

2. 附件每个最好不要超过10mb，有些公司对邮件大小有限制，过大附件可以添加下载链接（有些公司内部网也不支持部分免费的网盘链接，例如腾讯可能无法使用百度云盘的链接，这个要注意）

3. 附件数量不要超过5个，超过五个可以作下归类，把同类型的文件打包发送；

4. 邮件不要出现错别字；

5. 转发邮件不要漏掉附件；

6. 同一项工作最好在同一封邮件上回复或转发，方面大家查阅整个工作的进程；

7. 还没想到，大家可以在评论区补充

邮件相对微信、QQ等社交软件，是更有效、合规的沟通方式，在关键问题上一定要通过邮件沟通确认，这是制约双方工作，也是防止撕逼的重要工具。